Jouw gegevens.
Duidelijke afspraken.

Grondslagen: uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst als jij zelf contractspartij bent; gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie en dienstverlening als je contactpersoon van een organisatie bent; wettelijke verplichting voor verplichte administratie.

Onze gerechtvaardigde belangen zijn het onderhouden van zakelijke relaties, afhandelen van bestellingen en vragen en beschermen van onze rechtspositie. We wegen die af tegen jouw privacy. Verplichte velden zijn nodig om de betreffende aanvraag te behandelen. Zonder noodzakelijke gegevens kunnen we soms geen account openen, offerte maken of bestelling uitvoeren. Een vrijblijvende nieuwsbriefkeuze is geen voorwaarde om te bestellen.

Voor nieuwsbrieven gebruiken we je naam en e-mailadres, eventueel gekoppeld aan je bedrijf, voorkeuren en inschrijf- of afmeldstatus. Het uitgangspunt is jouw toestemming. Bij bestaande klanten kunnen berichten over eigen, soortgelijke producten onder de wettelijke klantuitzondering vallen, mits bij het verzamelen én in ieder bericht een afmeldmogelijkheid wordt geboden.

De AVG-grondslag is toestemming of, bij toegestane klantcommunicatie, ons gerechtvaardigde belang bij relevante direct marketing. Een zakelijk e-mailadres is geen algemene toestemming voor reclame.

Je meldt je gratis af via de link in iedere nieuwsbrief, of door ons te mailen. Dan stopt direct marketing aan dat adres. Noodzakelijke order- en serviceberichten blijven mogelijk. We kunnen een minimale afmeldregistratie bewaren om jouw bezwaar te blijven respecteren.

Bij websitegebruik kunnen IP-adres, apparaat- en browsergegevens, tijdstippen, bezochte pagina’s, inlogactiviteit en foutmeldingen worden verwerkt. Deze gegevens ondersteunen de werking en beveiliging van het platform, het oplossen van storingen en het tegengaan van misbruik.

Voor noodzakelijke beveiligingsverwerking is ons gerechtvaardigde belang een veilig en beschikbaar platform. Voor optionele bezoekersmeting gebruiken we toestemming waar die vereist is. Meer informatie over Google Analytics en cookies staat verderop.

Toegang tot persoonsgegevens beperken we tot wie deze voor zijn werkzaamheden nodig heeft. Passende technische en organisatorische beveiliging is onderdeel van onze werkwijze. Vermoed je een datalek? Meld het direct via info@climanext.nl, zonder de betrokken persoonsgegevens onnodig mee te sturen.

Als je met Airwin of via onze chat communiceert, verwerken we de inhoud van je bericht, eventuele bijlagen en de contact- of ordergegevens die je deelt om je vraag te beantwoorden. Dat gebeurt op basis van de overeenkomst of ons gerechtvaardigde belang bij klantenservice.

Deel alleen wat nodig is voor je vraag. Stuur geen wachtwoorden, BSN, identiteitsbewijs of medische gegevens. Maak gegevens van derden op foto’s en documenten onleesbaar als ze niet nodig zijn.

Wil je een antwoord laten beoordelen door een medewerker? Neem contact met ons op. Een automatisch advies is geen vervanging voor de beoordeling van jouw specifieke installatie door een vakbekwaam persoon.

We delen gegevens voor zover nodig voor het betreffende doel. Voorbeelden van betrokken partijen zijn:

• Odoo en IT-dienstverleners: het bestelplatform, klantbeheer, administratie, hosting en technische ondersteuning.
• Fulfilment- en vervoerspartners: magazijnverwerking, aflevering en bezorgberichten. Denk aan E-warehousing, GLS en Transmission, afhankelijk van de verzending.
• Betaal- en administratiedienstverleners: betaling, facturatie en boekhouding.
• Leveranciers en fabrikanten: voor een rechtstreekse levering, onderdelen of een garantieaanvraag.
• Google: voor Google Analytics, zoals beschreven bij cookies.
• Adviseurs en bevoegde instanties: wanneer nodig voor een geschil, wettelijke verplichting of rechtsgeldig verzoek.

Een partij die in onze opdracht verwerkt, hoort onder passende verwerkersafspraken te werken. Sommige partijen, zoals bepaalde betaaldienstverleners, bepalen voor hun eigen dienstverlening zelf hoe zij gegevens verwerken.

Verwerking buiten de EER

Bij internationale dienstverleners kan verwerking of toegang buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Daarvoor is een geldig doorgiftemechanisme nodig, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of Europese standaardcontractbepalingen met eventuele aanvullende maatregelen. Je kunt informatie en een kopie van toepasselijke waarborgen bij ons opvragen.

We bewaren gegevens zolang het doel of een wettelijke verplichting dat nodig maakt. De bewaartermijn verschilt per soort informatie; een fiscale bewaarplicht geldt niet automatisch voor je volledige klantdossier.

Facturen en fiscale basisadministratie

In de regel zeven jaar, gerekend volgens de fiscale bewaarplicht. Voor specifieke administraties kan een langere wettelijke termijn gelden.

Account- en contactgegevens

Zolang de zakelijke relatie en het accountbeheer deze nodig maken. Na beëindiging beoordelen we wat weg kan en wat nog nodig is voor lopende verplichtingen.

Offertes, vragen, chat, retouren en garantie

Gedurende de behandeling en zolang gegevens nodig blijven voor de betreffende offerte, overeenkomst, garantie of afwikkeling van een concreet geschil. Niet-relevante bijlagen horen eerder te worden verwijderd.

Nieuwsbriefregistratie

Tot je je afmeldt of de grond voor verzending vervalt. Bewijs van toestemming en een minimale afmeldregistratie kunnen langer nodig blijven om de verzending te verantwoorden en afmelding te respecteren.

Wettelijke F-gassenregistratie

Waar artikel 7, lid 4 van Verordening (EU) 2024/573 geldt: minimaal vijf jaar voor het betreffende verkoopdossier.

Technische gegevens en cookies

Afhankelijk van het beveiligings- of meetdoel en de ingestelde opslagduur. Cookielevensduur en de bewaartijd van gegevens in een analysesysteem zijn verschillende termijnen.

Bij een wettelijke bewaarplicht of lopend geschil kan een verwijderverzoek niet altijd direct voor alle gegevens worden uitgevoerd. We leggen dan uit waarom.

Je kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking. Onder de wettelijke voorwaarden kun je gegevens overdragen en bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken; die verwerking stopt dan.

Toestemming kun je intrekken. Dat verandert niet de rechtmatigheid van wat vóór intrekking op basis daarvan is verwerkt. Rechten kennen voorwaarden en uitzonderingen, bijvoorbeeld vanwege wettelijke bewaarplichten.

Mail naar info@climanext.nl met het onderwerp ‘Privacyverzoek’. Vermeld welke gegevens of verwerking je bedoelt. Stuur niet standaard een kopie van je identiteitsbewijs; bij twijfel controleren we je identiteit op een passende manier.

Je ontvangt in beginsel binnen één maand een reactie. Bij complexe of meerdere verzoeken kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. We laten dat binnen de eerste maand weten, met de reden.

Je mag rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde privacytoezichthouder. Eerst bij ons klagen is niet verplicht.